Je Odoo-offerte structureren met secties, notities en optionele onderdelen.

Afhankelijk van je Odoo-versie en inrichting kun je bovendien prijsdetails of onderliggende regels verbergen, opgeslagen secties hergebruiken en onderdelen optioneel aanbieden. Controleer daarom welke mogelijkheden jouw omgeving ondersteunt voordat je een vaste offertestandaard invoert.

Wat is het verschil tussen een sectie en een notitie?

Een sectie is een kop waarmee je bij elkaar horende offerteregels groepeert. Denk aan ‘Voorbereiding’, ‘Levering’, ‘Installatie’ en ‘Onderhoud’. Zo volgt de offerte het project of de dienstverlening, in plaats van alleen de volgorde waarin producten zijn toegevoegd.

Een notitie is een tekstregel zonder eigen prijs. Je gebruikt die voor uitleg, voorwaarden of afbakening. Bijvoorbeeld: ‘De installatie vindt plaats tijdens reguliere werktijden’ of ‘De klant zorgt voor een toegankelijke werkplek’.

Gebruik secties voor de structuur en notities voor de toelichting. Zet essentiële afspraken niet uitsluitend in een productomschrijving die je later mogelijk verbergt.

Hoe bouw je een overzichtelijke offerte in Odoo op?

Begin bij de vragen van de klant: wat krijg ik, wat kost het en welke keuzes heb ik? Vertaal die naar een vaste indeling.

1. Groepeer producten en werkzaamheden. Plaats regels die samen één onderdeel vormen onder dezelfde sectie.
2. Kies herkenbare sectienamen. ‘Montage op locatie’ zegt meer dan ‘Werkzaamheden 2’.
3. Voeg gerichte notities toe. Beschrijf per onderdeel de belangrijkste uitgangspunten en uitsluitingen.
4. Controleer de volgorde. Laat de offerte logisch lopen van voorbereiding naar oplevering en eventuele nazorg.
5. Bekijk de klantweergave. Controleer zowel het document als de online offerte voordat je deze verstuurt.

Bij Liberated kijken we daarbij niet alleen naar de opmaak. De offerte moet ook aansluiten op verkoop, uitvoering en facturatie. Een duidelijke commerciële indeling helpt alleen als collega's begrijpen wat er daadwerkelijk is verkocht.

Hoe verberg je prijzen of regels, maar behoud je totaalbedragen?

Niet iedere klant heeft alle calculatiedetails nodig. Bij een vaste pakketprijs wil je bijvoorbeeld wel het bedrag voor ‘Installatie’ tonen, maar niet ieder afzonderlijk materiaal of uur uitsplitsen.

Waar jouw Odoo-inrichting dit ondersteunt, kun je via de sectie bepalen welke details zichtbaar zijn:

• Prijzen verbergen: de klant ziet de inhoud van het onderdeel, zonder alle afzonderlijke prijsdetails.
• Onderliggende regels verbergen: de klant ziet de sectie en het bijbehorende totaal, zonder de volledige uitsplitsing.

Het uitgangspunt is dat de onderliggende offerteregels blijven meetellen in de berekening. Je verandert de presentatie, niet automatisch de inhoud of prijs van de offerte.

Controleer wel welke bedragen zichtbaar blijven, zoals het sectietotaal, het offertetotaal en de btw. Test ook de gevolgen van kortingen en aangepaste rapportlayouts. Het verbergen van regels is geen vervanging voor goede toegangsrechten: controleer afzonderlijk wat de klant in het portaal en op documenten kan bekijken.

Wanneer gebruik je opgeslagen sectietemplates?

Terugkerende onderdelen hoef je niet telkens opnieuw op te bouwen. Met opgeslagen sectietemplates voeg je een herkenbare combinatie van sectiekop, producten en toelichtingen toe. Dit is bruikbaar voor bijvoorbeeld een standaard installatiepakket of een vaste projectfase.

Controleer of jouw omgeving afzonderlijke sectietemplates ondersteunt. Een volledig offertesjabloon is iets anders: daarmee leg je de basis voor een hele offerte vast, niet alleen voor één herbruikbaar onderdeel.

Spreek intern af wie de templates beheert. Laat verkoop en uitvoering samen controleren of producten, aantallen, teksten en uitgangspunten nog kloppen. Controleer na het toevoegen ook de toegepaste prijzen. Een template versnelt het werk, maar vervangt geen inhoudelijke controle.

Hoe laat je de klant kiezen met een optionele sectie?

Met een optionele sectie bied je een samenhangend onderdeel als keuze aan, mits jouw Odoo-omgeving deze functie ondersteunt. De klant kan dan bepalen of die de betreffende producten aan de bestelling toevoegt.

Maak duidelijk wat de basisopdracht bevat en wat aanvullend is. Controleer ook wanneer het optionele onderdeel in het totaal wordt opgenomen en hoe de keuze wordt vastgelegd bij acceptatie. Verwar een optionele sectie niet met losse optionele producten: de beschikbare bediening en het gedrag kunnen verschillen.

Praktijkvoorbeeld: levering met aanvullende service

Een installatiebedrijf maakt een offerte met de secties ‘Apparatuur’, ‘Installatie’ en ‘Onderhoud’. Bij apparatuur blijven de productregels zichtbaar. Bij installatie toont het bedrijf alleen de omschrijving en het sectietotaal. Een notitie beschrijft welke werkzaamheden zijn inbegrepen.

De onderhoudssectie is optioneel. De klant kan deze toevoegen zonder dat onderhoud als onderdeel van de basisopdracht wordt gepresenteerd. Voor volgende offertes gebruikt verkoop dezelfde opgeslagen installatieopbouw, met controle van aantallen en projectvoorwaarden.

Hoe helpt Liberated bij een werkbare offertestandaard?

Liberated is een officiële Odoo Silver Partner en Nederlandse Odoo-specialist. Met ervaring uit 50+ MKB-implementaties verbinden we offerte-inrichting aan de achterliggende ERP-processen.

We kijken eerst wat standaard mogelijk is en toetsen daarna de klantweergave, templates en overdracht naar uitvoering. Wil je weten hoe secties en notities in jouw Odoo-omgeving het beste werken? Bespreek je offerteproces met Liberated.