Nieuw prijsmodel Odoo 20: wat verandert er voor jouw bedrijf?.

Odoo onderbouwt de verhoging met gestegen kosten en een inflatie van 26% sinds 2022. Volgens Odoo waren de prijzen in die vier jaar niet gewijzigd. Voor jouw bedrijf is vooral relevant welke gebruikers onder het nieuwe tarief vallen, wat je contract bepaalt en of light users daadwerkelijk voordeel opleveren.

Welke abonnementen worden duurder?

De aangekondigde wijzigingen zijn:

• One-App gratis: geen prijswijziging.
• Standard Plan: geen prijswijziging.
• Custom Plan: een prijsverhoging van 20%.

Die verhoging betekent niet dat iedere bestaande klant direct 20% meer betaalt voor alle gebruikers. Odoo maakt onderscheid tussen bestaande, contractueel vastgelegde gebruikers en extra gebruikers die nog niet zijn besteld.

Voor actuele bedragen verwijst Odoo naar de prijspagina. Gebruik die tarieven samen met je eigen overeenkomst als uitgangspunt voor een kostenberekening.

Wat is een light user in Odoo 20?

Een light user is bedoeld voor beperkte werkzaamheden in Odoo. Denk aan een medewerker die alleen eigen verlof registreert, declaraties indient of als barcodeoperator in het magazijn werkt.

De definitie is breder dan alleen een gebruikersaccount met beperkte rechten. Odoo noemt twee categorieën:

• Een actief gebruikersaccount dat vanaf Odoo 20 in de software is aangeduid als Light User.
• Een actief medewerkersrecord in de HR-app dat niet is gekoppeld aan een actief niet-portaalgebruikersaccount.

Dat tweede punt verdient aandacht. Alleen gebruikersaccounts tellen is niet voldoende om de mogelijke licentiekosten te bepalen. Ook actieve medewerkersrecords kunnen onder de definitie vallen. Controleer daarom vóór een overstap zowel de gebruikersadministratie als de HR-administratie.

Welke functies mogen light users gebruiken?

Odoo noemt voor light users de volgende mogelijkheden als gebruiker:

• Eigen verlof, declaraties en beoordelingen.
• Eigen aanwezigheden, referrals en planning.
• Field Service.
• Inventory Barcode Operator.
• Alleen-lezen toegang tot Knowledge.

Als medewerker noemt Odoo toegang tot eigen loonstroken, gebruik van Point of Sale en gebruik van Manufacturing Shop Floor.

Een light user is dus geen volledige Odoo-gebruiker tegen een lager tarief. De toegestane functionaliteit is begrensd. Een magazijnmedewerker die uitsluitend barcodes scant, heeft een ander werkproces dan een voorraadbeheerder die daarnaast inkooporders verwerkt of voorraadinstellingen beheert.

Kijk daarom naar de handelingen die iemand daadwerkelijk uitvoert. Een functietitel als ‘monteur’ of ‘productiemedewerker’ is op zichzelf onvoldoende om het juiste gebruikerstype vast te stellen.

Wanneer kun je het lagere light-usertarief gebruiken?

Voor het lagere tarief gelden twee voorwaarden: je werkt met Odoo 20 of hoger én je sluit een nieuwe Enterprise-overeenkomst af.

Alleen upgraden is dus niet voldoende. Andersom geeft een nieuwe overeenkomst zonder Odoo 20 evenmin toegang tot het light-usertarief. Zolang niet aan beide voorwaarden is voldaan, worden alle gebruikers volgens de aankondiging onder het Standard Plan of Custom Plan gerekend.

Voor bedrijven met veel uitvoerende medewerkers kan dit aanleiding zijn om de licentieverdeling opnieuw te bekijken. Of het totaalbedrag daalt, hangt af van het aantal reguliere gebruikers, het aantal light users en de toepasselijke tarieven.

Wat gebeurt er met bestaande contracten?

Voor bestaande gebruikers zoals vastgelegd in je contract verwijst Odoo naar artikel 5.2 van de Enterprise-overeenkomst. Afhankelijk van de versie van jouw overeenkomst geldt bij verlenging een maximale verhoging van 7% per jaar.

Voor extra Custom-gebruikers die nog niet zijn besteld, geldt het nieuwe prijsniveau wel. Een uitbreiding kan daardoor anders uitpakken dan de verlenging van de bestaande gebruikers binnen hetzelfde bedrijf.

Bij maandabonnementen gaat het nieuwe Custom-tarief volgens Odoo in op de eerstvolgende factuur. Light-userpricing wordt voor deze klanten toegepast bij de upgrade naar Odoo 20. Controleer daarbij ook de genoemde voorwaarde van een nieuwe overeenkomst.

De contractbepaling staat bij de verlengingskosten in de Enterprise-overeenkomst.

Wanneer kun je overstappen naar Odoo 20?

Odoo 20 is beschikbaar voor nieuwe databases via download, Odoo Online en Odoo.sh. Voor bestaande databases is de upgradeplanning een apart aandachtspunt. Odoo verwacht het upgradeplatform eind november 2026 vrij te geven; een testmodus moet eerder beschikbaar komen.

Plan een migratie daarom niet uitsluitend rond licentiebesparing. Test ook maatwerk, koppelingen, toegangsrechten en de dagelijkse processen. De nieuwe versie bevat daarnaast verbeteringen in onder meer AI, VoIP, marketing, urenregistratie, logistiek en boekhouding. De details staan in de release notes van Odoo 20.

Wat kun je nu voorbereiden?

Maak een overzicht van je contract, verlengdatum, actieve gebruikers en actieve medewerkersrecords. Leg vervolgens per rol vast welke Odoo-functies nodig zijn. Bereken daarna de kosten voor voortzetting, uitbreiding en overstap naar Odoo 20.

Bij Liberated, Nederlands Odoo Silver Partner, benaderen we die afweging vanuit bedrijfsprocessen en de technische inrichting. Eerst bepalen wie wat moet kunnen doen, daarna de licenties en migratieplanning daarop afstemmen. Zo voorkom je dat een lager gebruikertarief leidt tot beperkingen op de werkvloer.