Multicompany in Odoo: bedrijven opzetten en gegevens delen of scheiden.

Dat past bijvoorbeeld bij een holding met werkmaatschappijen, een handelsbedrijf met een buitenlandse dochter of een groep met meerdere juridische entiteiten. De kernvraag is niet alleen hoe je bedrijven toevoegt. Je moet vooral bepalen welke processen zelfstandig blijven en welke gegevens de bedrijven samen gebruiken.

Bij Liberated, Odoo Silver Partner, behandelen we multicompany daarom als een ontwerpvraag voor de bedrijfsvoering. De technische inrichting volgt uit die keuzes.

Wanneer maak je een apart bedrijf aan?

Een aparte juridische entiteit met een eigen boekhouding is een duidelijke reden om een afzonderlijk bedrijf in Odoo in te richten. Maar niet iedere vestiging, afdeling of handelsnaam vraagt om een eigen bedrijf.

Een extra magazijn kun je vaak binnen hetzelfde bedrijf beheren. Voor afdelingen of projecten kun je analytische boekhouding gebruiken. Een verkoopteam of een extra website maakt een aparte administratie evenmin automatisch nodig.

Stel vooraf drie vragen:

• Is een afzonderlijke financiële administratie nodig?
• Wie is juridisch eigenaar van voorraad en verantwoordelijk voor transacties?
• Moeten gebruikers en processen strikt van elkaar gescheiden blijven?

Maak je onnodig veel bedrijven aan, dan introduceer je extra transacties, rechtenbeheer en onderhoud. Maak je er te weinig aan, dan kunnen juridische en financiële grenzen vervagen.

Bedrijven opzetten in de database

Begin met de basisgegevens per bedrijf: officiële naam, adres, btw-nummer, land en valuta. Richt daarna de financiële administratie in, inclusief de juiste fiscale lokalisatie, belastingen, dagboeken en bankrekeningen.

Vervolgens configureer je de operationele onderdelen. Denk aan magazijnen, voorraadlocaties, verkoop- en inkoopprocessen en documentlay-outs. Controleer per instelling of deze bedrijfsgebonden is of voor de hele database geldt. Een geïnstalleerde app is bijvoorbeeld niet hetzelfde als een functie die uitsluitend voor één bedrijf beschikbaar is.

Werk eerst één representatief bedrijf uit en test de volledige keten: offerte, verkooporder, levering, factuur en betaling. Gebruik die inrichting als referentie voor andere bedrijven, zonder lokale fiscale verschillen weg te kopiëren.

Welke gegevens kun je delen?

Contacten en producten kunnen in Odoo vaak door meerdere bedrijven worden gebruikt. Bij veel van deze records bepaalt het veld ‘Bedrijf’ of het record bedrijfsgebonden is. Een leeg bedrijfsveld betekent doorgaans dat het record gedeeld is, binnen de geldende toegangsregels.

Een gezamenlijke klantenlijst voorkomt bijvoorbeeld dat dezelfde klant voor iedere werkmaatschappij opnieuw wordt aangemaakt. Een gedeeld productbestand helpt om artikelcodes, omschrijvingen en eenheden consequent te houden.

Gedeeld betekent echter niet dat alle instellingen identiek zijn. Een product of contact kan bedrijfsafhankelijke eigenschappen hebben. Denk aan bepaalde boekhoudkundige instellingen of kostprijzen. Welke velden zo werken, hangt af van de Odoo-versie en geïnstalleerde modules.

Leg daarom per gegevenssoort vast:

• Wie mag records aanmaken en wijzigen?
• Welke velden worden centraal beheerd?
• Welke waarden verschillen per bedrijf?
• Hoe voorkomen en corrigeren we dubbele records?

Welke gegevens blijven gescheiden?

Boekingen, facturen, verkooporders, inkooporders en voorraadbewegingen horen in de standaardprocessen bij een specifiek bedrijf. Ook dagboeken, belastingen en magazijnen vragen om een bedrijfsgerichte inrichting.

Een gedeeld product betekent dus niet dat de voorraad automatisch gezamenlijk is. Voorraad van werkmaatschappij A is niet zonder transactie beschikbaar als voorraad van werkmaatschappij B. Een magazijnoverboeking binnen één bedrijf is iets anders dan een levering tussen twee juridische entiteiten.

Ook rapportages vragen aandacht. Een overzicht waarin meerdere bedrijven zichtbaar zijn, is nog geen geconsolideerde jaarrekening. Valutaomrekening, onderlinge eliminaties en rapportagedefinities moet je apart beoordelen.

Gebruikersrechten en de bedrijfscontext

Per gebruiker bepaal je welke bedrijven toegankelijk zijn. Een gebruiker kan vervolgens, afhankelijk van de inrichting, één of meerdere toegestane bedrijven selecteren. Het actieve bedrijf beïnvloedt standaardwaarden en bedrijfsafhankelijke instellingen.

Hier ontstaan praktische fouten: een medewerker maakt een order aan onder het verkeerde bedrijf of controleert een instelling vanuit de verkeerde bedrijfscontext.

Test rechten daarom met gewone gebruikersaccounts, niet alleen met een beheerder. Controleer wie records kan bekijken, wijzigen en aanmaken. Neem ook exports, rapportages en gekoppelde systemen mee: multicompany is een logische scheiding binnen één database, geen fysieke databasescheiding.

Onderlinge transacties en migratie

Odoo kan onderlinge transacties ondersteunen, bijvoorbeeld door een verkooporder bij het ene bedrijf te koppelen aan een inkooporder bij het andere. De beschikbare automatisering hangt af van versie, editie en modules. Controleer apart hoe facturatie, leveringen, belastingen en verrekenprijzen worden afgehandeld.

Bij een migratie bepaal je vóór het importeren welke klanten en producten gedeeld worden. Koppel bestaande nummers aan één consistente stamgegevensstructuur en behoud bedrijfsgebonden financiële saldi en voorraadposities.

De praktische aanpak: maak eerst een overzicht van bedrijven, gegevenssoorten, eigenaren en toegangsrechten. Test daarna enkele volledige scenario’s, inclusief onderlinge handel en correcties. Zo toets je niet alleen of de database werkt, maar of medewerkers hun dagelijkse processen correct kunnen uitvoeren.