Huur verlengen of te laat terugbrengen in Odoo: zo houd je overzicht.

Dit artikel gaat over fysieke verhuurproducten in Odoo 19.0, met de apps Verhuur (Rental) en Voorraad (Inventory). De precieze mogelijkheden en veldnamen kunnen in een andere versie of met een andere verhuurapp afwijken.

Als de klant vooraf wil verlengen

Bekijk eerst de reservering en de beschikbaarheid van het product. Een verlenging kan botsen met de volgende verhuurorder. Bespreek daarom met de klant de nieuwe eindtijd, de eventuele extra huurprijs en wat de afgesproken retourtijd betekent voor de volgende reservering.

In de gedocumenteerde aanmaakstap van een verhuurofferte kies je de huurperiode in Rental period. Na een wijziging kun je Update Rental Prices gebruiken om de verhuurprijs opnieuw te laten berekenen. Controleer daarna of de periode, prijs en afspraken op de offerte kloppen voordat je die verstuurt. Odoo 19.0: een verhuurorder maken.

Odoo's documentatie beschrijft deze prijsstap bij het aanmaken van een offerte. Ze geeft geen volledige procedure voor het verlengen van een al bevestigde of opgehaalde verhuurorder. Is de order al bevestigd, volg dan de wijzigingsprocedure van je bedrijf en controleer die eerst in een testomgeving. Controleer ook de prijs en de volgende reservering opnieuw. Ga er niet vanuit dat een aangepaste eindtijd automatisch alle gevolgen voor de klant, factuur en planning afhandelt.

Als de retour al te laat is

Gebruik in het Verhuur-dashboard de filter Late om orders te vinden met de status Pickedup en een verstreken geplande retourdatum. Zo ziet een medewerker welke retouren aandacht nodig hebben. De documentatie beschrijft de filter als een weergave van achterstallige orders; ze beschrijft geen automatische klantmelding of registratie van opvolging. Odoo 19.0: dashboard verhuurorders.

Controleer op de verhuurorder welk product is meegegeven en wat met de klant is afgesproken. Stem de nieuwe retourtijd af en beoordeel meteen de reservering erna. Is een ander exemplaar beschikbaar, dan kan dat een oplossing zijn. Is dat niet zo, neem dan contact op met de volgende klant en leg vast wat jullie afspreken. Dit zijn processtappen voor de verhuurder; Odoo's standaarddashboard bepaalt niet hoe je zo'n klantafspraak oplost.

Wanneer het product terug is, registreer je de retour via Return en valideer je de aantallen. Odoo werkt daarmee de retourstatus bij en legt de actie vast in de chatter van de order. Bij producten die op serienummer worden gevolgd, controleer je ook of het teruggekomen serienummer overeenkomt. Odoo 19.0: verhuurproducten ophalen en retourneren.

Stel vertragingskosten in

Odoo 19.0 heeft instellingen voor vertragingskosten. Je kunt in Rental → Configuration → Settings → Default Delay Costs een bedrag per uur, een bedrag per dag en Apply after invullen. De standaardinstelling kan voor één product gelden of, als je geen product kiest, voor alle producten. Je kunt de waarden ook op de productkaart instellen. Productvelden Hourly Fine en Daily Fine overschrijven daar de standaardwaarden. Odoo 19.0: verhuurproducttype en instellingen, Odoo 19.0: fysieke verhuurproducten.

Controleer dus het concrete product en spreek af wanneer de kosten ingaan. Odoo beschrijft dat je bij sommige verhuurfacturen nieuwe kosten aan de conceptfactuur kunt toevoegen, maar die instructie staat bij fysieke serviceproducten. Ze bewijst niet of vertragingskosten voor fysieke verhuurartikelen automatisch worden berekend of toegevoegd. Controleer daarom de order en de conceptfactuur voordat je die verstuurt. Volg daarbij de overeenkomst met de klant; een instelling in Odoo bepaalt op zichzelf niet wat je contractueel mag rekenen. Odoo 19.0: een verhuurorder maken, facturen.

Voorkom dat een uitloop de volgende boeking verrast

Met Inventory geïnstalleerd kun je een standaardbuffertijd instellen via Default Padding Time. Op de productkaart heet de vergelijkbare instelling Reserve product. Die tijd houdt een product tussen twee verhuurorders tijdelijk buiten de beschikbaarheid, bijvoorbeeld voor controle of schoonmaak. Dit is een vooraf ingestelde buffer. De documentatie zegt niet dat Odoo bij een feitelijk te late retour automatisch latere reserveringen verschuift. Odoo 19.0: verhuurproducttype en instellingen, Odoo 19.0: fysieke verhuurproducten.

Test daarom in een testomgeving wat jouw inrichting doet:

1. Maak twee opeenvolgende verhuurorders voor hetzelfde product.
2. Verleng de eerste order en controleer of de nieuwe periode en prijs juist zijn en wat de tweede order toont.
3. Test apart een retour na de geplande tijd. Controleer de Late-filter, de productkosten, de retourregistratie en de conceptfactuur.
4. Herhaal de controle met de normale aantallen en apps die jouw medewerkers gebruiken.

Zo weet je welke signalen Odoo geeft en welke controle bij de planner blijft. Een vaste buffer helpt bij voorzienbare wisseltijd; voor onverwachte vertraging blijft een duidelijke afspraak over opvolging nodig.

Kort samengevat

• Bij een offerte kun je de huurperiode aanpassen en de prijs opnieuw laten berekenen. Voor een al bevestigde order controleer je eerst de procedure voor jouw orderstatus.
• De Late-filter toont opgehaalde orders waarvan de retourdatum is verstreken.
• Controleer de vertragingskosten op het product en op de standaardinstellingen, en controleer de conceptfactuur voordat je die verstuurt.
• Controleer zelf het effect op de volgende boeking. Een ingestelde buffertijd is geen bewijs van automatisch verschuiven na een late retour.