Creditfactuur maken in Odoo: een verkeerde factuur herstellen of een klant compenseren.

In Odoo leg je die correctie vast bij de oorspronkelijke klantfactuur. Zo blijven de omzet, btw en openstaande klantposten controleerbaar. Een geboekte factuur zomaar aanpassen of verwijderen is daarvoor niet de juiste werkwijze.

De belangrijkste vraag vooraf is: herstel je een fout, of geef je een commerciële compensatie? Dat bepaalt of je de hele factuur crediteert, alleen enkele regels corrigeert of een afgesproken bedrag teruggeeft.

Een conceptfactuur aanpassen of een geboekte factuur corrigeren

Controleer eerst de status van de factuur. Een conceptfactuur kun je doorgaans nog aanpassen: wijzig de klant, aantallen, prijzen of btw en controleer daarna opnieuw de totalen.

Bij een geboekte factuur ligt dat anders. Deze heeft een factuurnummer en is verwerkt in de administratie. Gebruik dan een creditfactuur om de correctie zichtbaar vast te leggen, zeker wanneer de factuur al naar de klant is gestuurd.

Odoo biedt afhankelijk van versie, rechten en instellingen soms mogelijkheden om een boeking terug te zetten naar concept. Behandel dat niet als standaardoplossing voor verzonden facturen. Je wilt voorkomen dat jouw administratie afwijkt van het document dat de klant heeft ontvangen.

Zo maak je een creditfactuur in Odoo

De precieze knopnamen verschillen per Odoo-versie en taalinstelling. De gebruikelijke werkwijze vanuit de app Facturatie of Boekhouding is:

1. Open de oorspronkelijke klantfactuur.
2. Maak een creditnota of creditfactuur aan met 1 klik op de knop "Creditfactuur".
3. Vul een duidelijke reden in, zoals ‘verkeerd uurtarief’ of ‘compensatie beschadigde levering’.
4. Controleer de datum en het dagboek van de correctie.
5. Kies, als jouw versie die keuze biedt, tussen alleen crediteren of crediteren met een vervangende factuur.
6. Controleer de regels, bedragen, btw en boekhoudkundige verwerking.
7. Boek de creditfactuur en verstuur deze naar de klant. De credit wordt bij het boeken direct afgeletterd met de gekoppelde openstaande factuur.

Controleer altijd of de gekozen actie een concept aanmaakt of direct verdere verwerking uitvoert. Bij gedeeltelijk crediteren moet je de regels en bedragen vóór het boeken kunnen aanpassen.

Neem een herkenbare verwijzing naar de oorspronkelijke factuur op. Dat voorkomt vragen bij de klant en maakt het afletteren van openstaande posten eenvoudiger.

Een verkeerde factuur volledig herstellen

Staat de factuur op de verkeerde klant, of klopt een groot deel van de inhoud niet? Dan is volledig crediteren en opnieuw factureren vaak de duidelijkste oplossing.

Stel: je hebt € 1.000 exclusief btw gefactureerd, terwijl dit € 850 had moeten zijn. Je kunt de oorspronkelijke factuur volledig crediteren en een nieuwe factuur van € 850 exclusief btw maken. Controleer daarbij opnieuw het toepasselijke btw-tarief.

Het resultaat bestaat uit drie documenten: de oorspronkelijke factuur, de creditfactuur en de nieuwe factuur. Samen laten ze zien wat er fout ging en hoe je dat hebt hersteld.

Was de oorspronkelijke factuur nog niet betaald? Controleer dan of deze met de creditfactuur is afgeletterd. Alleen de vervangende factuur hoort daarna nog open te staan.

Een gedeeltelijke creditfactuur voor compensatie

Bij een beperkte correctie hoef je niet altijd de hele factuur te vervangen. Je kunt ook alleen het verschil crediteren. Denk aan twee te veel gefactureerde uren, één geretourneerd product of een afgesproken prijsvermindering.

Bij een compensatie is vooral de omschrijving belangrijk. ‘Korting’ zegt weinig. ‘Prijsvermindering wegens beschadiging levering van 12 maart’ maakt de afspraak controleerbaar.

Let daarbij op:

• Crediteer alleen het afgesproken bedrag of aantal.
• Controleer of de afspraak inclusief of exclusief btw is.
• Gebruik de passende omzetrekening en belastinginstelling.
• Bewaar de afspraak met de klant bij het dossier.

Een prijsvermindering op een eerdere levering corrigeert doorgaans ook de bijbehorende btw. Een zelfstandige schadevergoeding kan fiscaal anders worden behandeld. Laat twijfelgevallen beoordelen door je boekhouder.

Wat als de klant al heeft betaald?

Een creditfactuur maken is niet hetzelfde als geld terugbetalen. Als de oorspronkelijke factuur al betaald is, ontstaat door de creditfactuur doorgaans een tegoed voor de klant.

Je kunt dat tegoed terugbetalen of, in overleg, verrekenen met een andere factuur. Bij terugbetaling verwerk je de uitgaande betaling en letter je deze af tegen de creditfactuur. Bij verrekening koppel je het tegoed aan de juiste openstaande klantpost.

Controleer daarna het klantsaldo. Anders kan Odoo nog een openstaand tegoed tonen terwijl het bedrag al via de bank is teruggestort.

Vergeet voorraad en interne afspraken niet

Een creditfactuur corrigeert de financiële administratie, maar verwerkt niet automatisch een fysieke retour. Komen producten terug, registreer dan ook de retourontvangst via de voorraadprocessen in Odoo. Controleer apart wat er met de goederen moet gebeuren.

Bij Liberated kijken we als Odoo Silver Partner daarom niet alleen naar de creditknop. Een werkbaar proces legt ook vast wie compensatie mag goedkeuren, wie retouren ontvangt en wie terugbetalingen controleert.

Met duidelijke afspraken voorkom je dubbele terugbetalingen, onverklaarde klantsaldi en correcties zonder onderbouwing. De creditfactuur is het document; de afhandeling eromheen bepaalt of het proces klopt.