Analytisch kosten boeken op een project in Odoo.

Hoe boek je kosten op een project in Odoo?

Kosten boek je in Odoo op een project door de betreffende boekingsregel te koppelen aan de analytische rekening van dat project. Bij een leveranciersfactuur doe je dat doorgaans via het veld Analytische verdeling op de factuurregel. Je wijst bijvoorbeeld 100% toe aan één project of verdeelt de kosten over meerdere projecten.

De grootboekrekening bepaalt welk soort kosten je boekt, zoals materiaal, transport of inhuur. De analytische rekening bepaalt waarvoor die kosten zijn gemaakt. Zo kun je projectresultaten volgen zonder voor ieder project aparte grootboekrekeningen aan te maken.

Wat heb je nodig in Odoo?

Voor deze werkwijze heb je analytische boekhouding nodig en een analytische rekening die bij het project hoort. De precieze instellingen en schermnamen verschillen per Odoo-versie, editie en geïnstalleerde apps.

Controleer vóór de eerste boeking:

• Is analytische boekhouding ingeschakeld in de boekhoudinstellingen?
• Heeft het project een gekoppelde analytische rekening?
• Staat die rekening in het juiste analytische plan?
• Kunnen de betrokken medewerkers de analytische verdeling invoeren?

Een analytisch plan groepeert analytische rekeningen. Je kunt bijvoorbeeld een plan Projecten gebruiken en daarnaast een plan Afdelingen. Daarmee rapporteer je op verschillende dimensies, zonder je grootboekschema onnodig uit te breiden.

Afhankelijk van de inrichting maakt Odoo de analytische rekening tijdens de projectaanmaak aan, of moet je deze zelf aanmaken en koppelen. Controleer die koppeling expliciet; alleen een herkenbare projectnaam is niet voldoende.

Stap voor stap: een leveranciersfactuur toewijzen

Stel: je koopt voor € 2.000 exclusief btw materiaal in voor project Winkelinrichting Utrecht. De volledige kosten horen bij dat project.

1. Open de leveranciersfactuur in de boekhoudapp.
2. Controleer op de factuurregel het product, de kostenrekening, het bedrag en de btw.
3. Open het veld Analytische verdeling op die regel.
4. Selecteer de analytische rekening van Winkelinrichting Utrecht.
5. Wijs binnen het projectplan 100% aan deze rekening toe.
6. Bevestig of boek de factuur en controleer de analytische rapportage.

Bij normale aftrekbare btw komt de € 2.000 als projectkosten terug, niet het factuurbedrag inclusief btw. Niet-aftrekbare btw kan de kosten wel beïnvloeden.

Heeft een factuur meerdere regels? Controleer de verdeling per regel. Materiaal kan bij het ene project horen, terwijl transportkosten over meerdere projecten verdeeld moeten worden.

Kosten verdelen over meerdere projecten

Een factuur voor externe ondersteuning kan betrekking hebben op twee projecten. Je kunt dan op dezelfde factuurregel bijvoorbeeld 60% toewijzen aan project A en 40% aan project B.

Bij een kostenbedrag van € 1.500 resulteert dat in:

• € 900 kosten voor project A;
• € 600 kosten voor project B.

Gebruik een onderbouwde verdeelsleutel, zoals gewerkte uren, geleverde aantallen of aantoonbaar gebruik. Een verdeling op gevoel maakt een projectmarge lastig te beoordelen.

Let ook op het verschil tussen verdelen binnen één plan en boeken op meerdere dimensies. Een bedrag volledig koppelen aan zowel een project als een afdeling betekent niet dat je de kosten in de financiële boekhouding verdubbelt. Het zijn verschillende manieren om dezelfde kosten te analyseren.

Analytische verdelingen automatiseren

Bij terugkerende boekingen kun je analytische verdelingsmodellen gebruiken. Odoo kan daarmee op basis van ingestelde criteria, zoals een leverancier, product of grootboekrekening, een verdeling voorstellen of toepassen. De beschikbare criteria verschillen per versie.

In een MKB-implementatie is vooral de afbakening belangrijk. Een vaste verdeling werkt goed voor voorspelbare kosten. Een leverancier die voor twintig projecten werkt, kun je beter niet standaard aan één project koppelen.

Je kunt analytische invoer waar passend verplicht maken via de toepasbaarheid van analytische plannen. Test daarbij welke boekingen de verplichting raakt. Je wilt projectkosten volledig registreren, zonder medewerkers bij iedere niet-projectgebonden boeking onnodig vast te laten lopen.

Hoe werken uren en doorbelaste kosten?

Projectkosten bestaan niet alleen uit leveranciersfacturen. Ook urenregistraties en onkosten kunnen bijdragen aan het projectresultaat.

Met de juiste project- en ureninrichting kan Odoo geregistreerde uren waarderen op basis van een ingestelde medewerkerkostprijs. Die waardering is niet hetzelfde als een geboekte salarisfactuur of loonjournaalpost. Voorkom dat je dezelfde personeelskosten dubbel meetelt door zowel urenwaardering als toegewezen loonkosten in één analyse op te nemen.

Ook belangrijk: analytisch toewijzen is niet hetzelfde als doorfactureren. Wil je materiaal, onkosten of uren aan een klant factureren, dan zijn aanvullende instellingen nodig voor bijvoorbeeld verkooporderregels, factureerbare uren of onkostendoorbelasting.

Controleer de projectmarge, niet alleen de invoer

Een analytische kostenboeking is pas bruikbaar als de rapportage klopt. Controleer daarom na de inrichting een volledig proefproject met inkoop, uren, eventuele onkosten en omzet.

Vergelijk de analytische rapportage met het projectoverzicht. Welke bedragen zichtbaar zijn in het projectrendement hangt af van de Odoo-versie, geïnstalleerde apps en koppelingen. Controleer ook welke kosten en opbrengsten al geboekt zijn en welke nog verwacht worden.

Bij Liberated richten we analytische boekhouding daarom in vanuit het bedrijfsproces: wie kent het project, wanneer wordt de toewijzing gemaakt en wie controleert ontbrekende verdelingen? Die afspraken bepalen uiteindelijk of je projectmarge betrouwbaar genoeg is om op te sturen.