OnderNamen

Ondernamen is hét businessplatform voor ondernemers in Midden-Nederland. Vanuit Woerden verbindt de organisatie ruim duizend mkb-ondernemers via zes regionale businessclubs, in onder meer Utrecht, Lekstroom, Lopikerwaard, Eemvallei, Woerden en Rivierenland. Wat als een regionaal netwerk begon, is uitgegroeid tot een breed platform dat ondernemers samenbrengt rond kennis, verbinding, inspiratie en naamsbekendheid.

Het platform doet dat op drie manieren die in elkaar grijpen. Er zijn de businessclubs met vaste netwerkbijeenkomsten, er zijn de regionale magazines die per kwartaal verschijnen en tienduizenden lezers bereiken met interviews en ondernemersverhalen, en er zijn de evenementen, met Hét Netwerk Festival als grootste jaarlijkse hoogtepunt. Bezoekers kopen hun tickets online. De manier van werken is persoonlijk en laagdrempelig, met betrokkenheid, authenticiteit, integriteit en plezier als leidende waarden. Achter de schermen komt daar veel samen: abonnementen en lidmaatschappen, artikelplanning voor de verschillende regio-edities, evenementregistratie, facturatie en e-mailmarketing.

De abonnementenadministratie draaide op FileMaker, de evenementen liepen via een aparte tool, de marketingmails via weer een andere en de projecten werden in Trello bijgehouden. De pijn zat in de ontbrekende koppelingen daartussen. Eén verkocht abonnement zou eigenlijk automatisch een lidmaatschap en een factuur moeten aanmaken, de maillijst moeten bijwerken en een te produceren artikel moeten inplannen. In de praktijk was dat handwerk, en er was veel tijd nodig om te doorgronden welke stappen in welk systeem thuishoorden. Een centraal overzicht van het CRM en de openstaande verkoopkansen ontbrak.

Wat daardoor regelmatig misging: bij verlopen abonnementen stonden mensen soms nog ingeschreven. Soms was dat terecht, maar die kennis leefde in de hoofden van medewerkers. Als een situatie eenmaal was ontstaan, was vaak niet meer te achterhalen hoe en waarom.

Juist dat samenspel was lastig te overzien. Ondernamen kon niet eenvoudig zien wie een lopend abonnement had, welke abonnementen bijna afliepen, welke artikelen al klaarstonden voor welk blad en wat wanneer gefactureerd kon worden. Daardoor liep de facturatie achter en kregen mensen soms nog een uitnodiging terwijl hun abonnement allang was gestopt. De verschillende softwarepakketten waren bovendien duur en sloten niet op elkaar aan, wat zorgde voor dubbel werk en fouten.

Ondernamen koos voor Liberated vanwege de persoonlijke aanpak en de snelle, korte lijnen in de samenwerking. Doorslaggevend was dat we de tijd namen om de processen echt te begrijpen voordat we iets gingen bouwen. Dat sloot goed aan bij een organisatie waarin abonnementen, redactie, evenementen en financiën nauw met elkaar verweven zijn.

We hebben Ondernamen ondergebracht in één omgeving, met de modules CRM, Verkoop, Abonnementen, Boekhouding, Projecten, Evenementen en Planning & Verlof. Ook de e-mailmarketing is in Odoo ingericht, zodat er geen losse exports meer nodig zijn.

Daarnaast hebben we automatiseringsflows gebouwd voor de stappen die Odoo niet standaard aan elkaar knoopt. Bij het activeren van een abonnement worden de bijbehorende evenementcontacten automatisch aan de juiste maillijst toegevoegd, en zodra het abonnement afloopt worden ze er weer afgehaald. Bij de verkoop van een artikel maakt het systeem automatisch een taak aan in het juiste project, met activiteiten die de taak meteen van de juiste informatie voorzien. Voor de regionale evenementen hebben we een aparte afmeldflow gebouwd, zodat iemand zich kan uitschrijven voor de mails van één evenement in de regio zonder de andere evenementen mis te lopen. Afgeronde artikelen worden automatisch op factureerbaar gezet. De online ticketverkoop voor evenementen zit nu in dezelfde flow en is gekoppeld aan de boekhouding, waar betalingen automatisch worden afgeletterd.

De grootste hobbel zat in de datamigratie. De FileMaker-database bevatte veel records die zich lastig lieten verklaren, met een tabelstructuur die we eerst goed moesten doorgronden voordat we konden overzetten. Onduidelijke records zijn stuk voor stuk nagelopen om te bepalen wat ermee moest gebeuren. Daardoor zat er meer tijd tussen de testdagen en de livegang dan gepland, wat het lastig maakte om alle kennis actueel te houden. Dat hebben we opgevangen met extra begeleiding vlak voor, tijdens en na de livegang.

Ondernamen werkt nu vanuit één systeem dat meebeweegt met de organisatie. Er is minder overtypen, minder handwerk en minder ruimte voor fouten. Alle informatie staat op één plek in Odoo, en per klant, order of factuur is direct te zien hoe die tot stand is gekomen. Voor mailings hoeven geen exports meer gemaakt te worden, en de abonnementsfacturatie verloopt volledig automatisch.

Overzichten die eerst veel uitzoekwerk kostten, zijn nu zo gemaakt. De online verkoop van evenementtickets loopt direct in dezelfde omgeving en sluit naadloos aan op de boekhouding. En doordat het aantal losse pakketten flink is teruggebracht, zijn ook de kosten fors gedaald. Ondernamen kan zich weer richten op waar het om draait: ondernemers in de regio met elkaar verbinden.