Incircle-IT

InCircle-IT, gevestigd in Utrecht, is een compact bedrijf dat IT-hardware zoals netwerkswitches, accesspoints en laptops een tweede leven geeft. Vanuit de overtuiging dat IT-hardware niet begint bij aanschaf en niet eindigt bij afvoer, dekt InCircle-IT de volledige levenscyclus: van distributie en verkoop van nieuwe en refurbished apparatuur, installatie en integratie, tot buyback-programma's en de verwerking van e-waste. "Let's connect the Circle" is niet zomaar een tagline, maar de kern van hoe het bedrijf zaken doet.

Producten vinden hun weg naar klanten via meerdere kanalen tegelijk: de eigen webshop, platformen als Marktplaats, eBay, Bol.com en MediaMarkt, en zakelijke sourcing van merken als Cisco, HPE en Aruba. Die combinatie van refurbishment-vakmanschap en brede, digitale verkoopkanalen maakt InCircle-IT tot een bedrijf waar veel processen tegelijk samenkomen, van binnenkomst en reparatie tot verpakking en verzending.

Voor de implementatie werkte InCircle-IT met losse Excel-sheets en lijstjes. Dat bood geen centraal overzicht, waardoor het lastig was om voorraad, reparaties en orders vanuit de verschillende verkoopkanalen goed op elkaar af te stemmen.

InCircle-IT zocht vooral meer grip op de eigen processen en voorraad. De volledige digitale bedrijfsvoering moest worden geoptimaliseerd: online orders automatisch verwerken, betalingen koppelen aan de bank, en helder zicht krijgen op welke devices gecontroleerd en eventueel gerepareerd moesten worden, tot aan het verpakken en verzenden vanuit de logistiek.

Naast de persoonlijke klik en een partner dichtbij gaf vooral de beschikbare kennis en ervaring, ook op het gebied van planning, de doorslag voor InCircle-IT om met ons in zee te gaan.

We hebben Odoo voor InCircle-IT ingericht en geoptimaliseerd met CRM, Verkoop, Voorraad, Boekhouding, Project en Helpdesk, aangevuld met koppelingen naar de online verkoopplatformen en de verzendpartijen. Daarmee zijn de bedrijfsprocessen gedigitaliseerd, inzichtelijk gemaakt en efficiënter ingericht. De grootste uitdaging zat niet in de techniek, maar in de begeleiding: welke keuzes het beste passen bij het koppelen van de verschillende externe platformen, zodat InCircle-IT niet vastloopt in een lappendeken aan losse verbindingen.

Het resultaat is een InCircle-IT dat aanzienlijk efficiënter en meer geautomatiseerd werkt. Waar voorraad en orders eerder in losse Excel-sheets werden bijgehouden, verloopt de bedrijfsvoering nu vanuit één centraal systeem, met minder handwerk en meer overzicht over het hele proces, van binnenkomst tot verzending.