Godrive.nu

GoDrive is een jong en snelgroeiend mobiliteitsbedrijf uit Weesp, vlak onder Amsterdam. Wat in 2022 begon als een idee aan de keukentafel, groeide in korte tijd uit tot een gevestigde naam in de markt voor auto-abonnementen. Het uitgangspunt is even eenvoudig als vernieuwend: autorijden draait om gebruik, niet om bezit. Klanten sluiten een flexibel auto-abonnement af tegen een vast maandbedrag, inclusief verzekering, onderhoud, wegenbelasting en pechhulp, zonder grote investering vooraf.

Met een wagenpark van ruim vierhonderd occasions bedient GoDrive particulieren en zakelijke rijders door heel Nederland, van beginnende bestuurders tot bedrijven die hun mobiliteit flexibel willen houden. Naast het particuliere abonnement biedt het bedrijf zakelijke oplossingen zoals shortlease en operational lease. Duurzaamheid en transparantie zijn leidend: voor elk afgesloten abonnement plant GoDrive een boom en het bedrijf werkt toe naar een CO2-neutraal wagenpark. De ambitie reikt verder dan de landsgrenzen, want GoDrive wil de norm voor flexibel autorijden veranderen in heel Europa. Achter de schermen maakt een klein en dynamisch team dit mogelijk, met veel eigen software en processen rond het abonnementsmodel.

GoDrive draaide op Odoo in combinatie met een externe provider voor betaalopvolging en een website waarop offertes tot stand komen die vervolgens in Odoo landen. De koppelingen en automatiseringen van de vorige partner sloten niet goed aan op de echte workflows. Mede door een taalbarrière waren er velden ingericht die niemand gebruikte, terwijl velden die er wél toe deden telkens opnieuw met de hand gevuld moesten worden. Ook de maatwerkrapportages waren niet toekomstbestendig opgezet, wat later problemen gaf bij de overstap naar een nieuwe versie.

Een sprekend voorbeeld was het verwerken van storneringen. Wanneer een incasso wordt teruggeboekt, rekent GoDrive een boete. Dat moest volledig met de hand worden bijgehouden, met fouten en niet verstuurde boetes als gevolg. Precies het soort proces waar omzet blijft liggen en waar medewerkers onnodig tijd aan kwijt zijn.

GoDrive werkte al met Odoo, maar werd door de vorige implementatiepartner onvoldoende ondersteund. Daardoor bleef het bedrijf lang hangen op een verouderde versie en was de inrichting niet afgestemd op de eigen werkwijze. Er zat veel handwerk in het systeem en in de praktijk werd er vaak omheen gewerkt. Rapportages ontstonden in Excel en records als orders en boekingen moesten regelmatig met de hand worden aangepast of rechtgezet.

GoDrive zocht bewust een lokale partner die makkelijk bereikbaar is, langs kan komen en dezelfde taal spreekt. Daarmee bedoelde het bedrijf niet alleen het Nederlands, maar vooral de taal van de business: begrijpen hoe een abonnementsmodel werkt, hoe de financiële administratie eromheen loopt en waar de knelpunten in de dagelijkse praktijk zitten. Onze werkwijze, eerst het proces doorgronden en daarna pas aan de knoppen draaien, sloot daar naadloos op aan.

De eerste stap was de omgeving upgraden naar de nieuwste Odoo-versie. Daarna zijn we samen met het team alle boekhoudrapportages opnieuw doorgelopen en hebben we de custom rapporten hersteld waar dat nodig was. Vervolgens haalden we het handwerk stap voor stap uit het systeem met gerichte automatiseringen.

Storneringen worden nu automatisch verwerkt: de factuur gaat op niet betaald en er wordt direct een boetefactuur aangemaakt en verstuurd zodra de terugboeking binnenkomt. Klanten ontvangen automatisch het juiste factuursjabloon met PDF op basis van hun abonnement. We begeleidden de overstap naar een nieuwe provider voor betaalherinneringen en factuurvelden worden nu automatisch gevuld op basis van vaste parameters. Voor klanten die halverwege de maand starten, maakt en verstuurt het systeem zelf een prorata factuur. Online betalen is mogelijk gemaakt zonder dat klanten inzicht krijgen in specifieke facturen. Tot slot trainden we het team in het werken met activa en uitgestelde boekingen, zodat ze zelfstandig verder kunnen.

De grootste uitdaging zat in de erfenis uit het verleden. De oude omgeving bevatte veel maatwerk, via Studio en daarbuiten, dat lastig te migreren was. De sprong van versie 16 naar 19 was daardoor zwaar. We namen dat maatwerk mee waar het waarde toevoegde en schoonden op waar het kon, zodat GoDrive verder kan op een schonere basis.

GoDrive draait weer op de actuele Odoo-versie, met een inrichting die aansluit op de eigen manier van werken. Waar mogelijk keerden we terug naar standaard Odoo, wat het systeem eenvoudiger houdt en toekomstige upgrades een stuk lichter maakt.

De automatisering van storneringen bespaart ongeveer twee uur per week. Belangrijker nog: er worden geen terugboekingen meer gemist en boetes gaan altijd op tijd de deur uit. Beter inzicht in vooruitbetalingen levert zo'n acht uur per maand op, doordat individuele nabetalingen en kortingen niet meer handmatig worden bijgehouden en er niet langer per ongeluk te veel korting op een lopend abonnement wordt gegeven. De automatische prorata facturatie scheelt nog eens ongeveer vier uur per week, omdat de eerste factuur niet meer met de hand berekend en aangepast hoeft te worden.

Bij elkaar heeft GoDrive nu een systeem dat meewerkt in plaats van tegenwerkt: minder fouten, betrouwbaardere cijfers en tijd die terugvloeit naar het werk dat er echt toe doet.