Godrive.nu

Godrive: ruim dertig uur per maand minder handwerk na de overstap naar Odoo 19

Godrive biedt vanuit Weesp flexibele auto-abonnementen aan particulieren en bedrijven. Liberated bracht de Odoo-omgeving van versie 16 naar 19, herstelde de rapportages en automatiseerde de facturatieprocessen die het meeste handwerk kostten. Het team van Godrive bespaart nu ruim dertig uur per maand, en er blijft geen stornering meer liggen.

Over Godrive Godrive begon in 2022 als idee aan de keukentafel en is inmiddels een vaste naam in auto-abonnementen. Het uitgangspunt: autorijden draait om gebruik, niet om bezit. Klanten betalen een vast bedrag per maand, inclusief verzekering, onderhoud, wegenbelasting en pechhulp, zonder grote investering vooraf.

Met ruim vierhonderd occasions rijdt Godrive voor particulieren en bedrijven door heel Nederland, van beginnende bestuurders tot ondernemers die flexibel willen blijven. Zakelijke klanten kunnen daarnaast kiezen voor shortlease en operational lease.

Duurzaamheid en transparantie staan voorop: per afgesloten abonnement plant Godrive een boom, en het bedrijf werkt toe naar een CO2-neutraal wagenpark. De ambitie is om flexibel autorijden in heel Europa de norm te maken. Een klein team maakt dat mogelijk, met veel eigen software rond het abonnementsmodel.

GoDrive draaide op Odoo in combinatie met een externe provider voor betaalopvolging en een website waarop offertes tot stand komen die vervolgens in Odoo landen. De koppelingen en automatiseringen van de vorige partner sloten niet goed aan op de echte workflows. Mede door een taalbarrière waren er velden ingericht die niemand gebruikte, terwijl velden die er wél toe deden telkens opnieuw met de hand gevuld moesten worden. Ook de maatwerkrapportages waren niet toekomstbestendig opgezet, wat later problemen gaf bij de overstap naar een nieuwe versie.

Een sprekend voorbeeld was het verwerken van storneringen. Wanneer een incasso wordt teruggeboekt, rekent GoDrive een boete. Dat moest volledig met de hand worden bijgehouden, met fouten en niet verstuurde boetes als gevolg. Precies het soort proces waar omzet blijft liggen en waar medewerkers onnodig tijd aan kwijt zijn.

Godrive werkte al met Odoo, aangevuld met een externe provider voor betaalopvolging en een website waarop offertes ontstaan die daarna in Odoo landen. De vorige implementatiepartner bood te weinig ondersteuning, waardoor Godrive lang op een verouderde versie bleef. Mede door een taalbarrière stonden er velden in het systeem die niemand gebruikte, terwijl de velden die er wél toe deden steeds met de hand gevuld moesten worden.

Het gevolg was veel handwerk en veel omwegen. Rapportages werden in Excel gemaakt, orders en boekingen moesten geregeld handmatig worden rechtgezet, en de maatwerkrapportages waren niet gebouwd om een upgrade te overleven.

Storneringen waren het duidelijkste voorbeeld. Bij elke teruggeboekte incasso rekent Godrive een boete, maar dat werd volledig met de hand bijgehouden. Daardoor werden boetes vergeten of niet verstuurd: gemiste omzet én verloren tijd.

Godrive zocht bewust een lokale partner: goed bereikbaar, bereid om langs te komen en iemand die dezelfde taal spreekt. Dat ging verder dan Nederlands. Godrive wilde een partner die begrijpt hoe een abonnementsmodel werkt, hoe de financiële administratie daaromheen loopt en waar het in de dagelijkse praktijk knelt.

Onze werkwijze past daar precies bij: eerst het proces doorgronden, dan pas het systeem aanpassen.

We begonnen met een upgrade naar de nieuwste Odoo-versie. Daarna liepen we samen met het team alle boekhoudrapportages door en herstelden we de maatwerkrapporten waar nodig. Vervolgens haalden we het handwerk stap voor stap weg met gerichte automatiseringen:

● Storneringen: komt een terugboeking binnen, dan zet Odoo de factuur op onbetaald en maakt en verstuurt het direct een boetefactuur. ● Prorata facturatie: start een klant halverwege de maand, dan maakt en verstuurt het systeem zelf de eerste factuur naar rato. ● Factuursjablonen: elke klant krijgt automatisch het juiste sjabloon met pdf, afgestemd op zijn abonnement. ● Factuurvelden: worden automatisch gevuld op basis van vaste parameters. ● Betaalherinneringen: we begeleidden de overstap naar een nieuwe provider. ● Online betalen: klanten kunnen online betalen zonder inzage in specifieke facturen. ● Training: we trainden het team in het werken met activa en uitgestelde boekingen, zodat het zelfstandig verder kan.

De grootste uitdaging was de erfenis van de oude omgeving. Daarin zat veel maatwerk, via Studio en daarbuiten, wat de sprong van versie 16 naar 19 zwaar maakte. Wat waarde toevoegde namen we mee; de rest ruimden we op, zodat Godrive verder kan op een schone basis.

Godrive draait weer op de actuele Odoo-versie, ingericht volgens de eigen manier van werken. Waar het kon, gingen we terug naar standaard Odoo; dat houdt het systeem eenvoudig en maakt toekomstige upgrades lichter.

Automatische prorata facturatie: ca. 4 uur per week De eerste factuur hoeft niet meer met de hand berekend en aangepast te worden. Automatische verwerking storneringen: ca. 2 uur per week Geen gemiste terugboekingen meer; boetes gaan altijd op tijd de deur uit.

Inzicht in vooruitbetalingen: ca. 8 uur per maand Nabetalingen en kortingen worden niet meer handmatig bijgehouden; geen onbedoeld hoge korting meer op lopende abonnementen.

Opgeteld is dat ruim dertig uur per maand. Belangrijker nog: minder fouten, betrouwbaardere cijfers en meer tijd voor het werk dat ertoe doet. Het systeem werkt nu mee in plaats van tegen.