FleetShield

FleetShield, gevestigd in Vianen, is sinds 2001 actief in de internationale spoorsector en heeft zich in ruim twintig jaar ontwikkeld tot een vaste waarde in het beschermen en vernieuwen van railmaterieel. Wat begon als specialist in beschermfolie, groeide uit tot een ketenregisseur die spoorvervoerders adviseert over het conserveren en revitaliseren van hun treinen en locomotieven. Met hoogwaardige folies en wrapping beschermt FleetShield rijtuigen tegen graffiti, krassen en etsschade, of krijgt verouderd materieel op een efficiënte en duurzame manier weer een uitstraling als nieuw.

De dienstverlening beslaat de volledige keten: van advies en training, concept en ontwerp, via inkoop en voorproductie tot productie, montage en projectmanagement. Voor inkopers, engineers, ontwerpers en onderhoudsmanagers bij spoorbedrijven in binnen- en buitenland is FleetShield daarmee één aanspreekpunt dat maatwerk levert en de stilstand van materieel tot een minimum beperkt. Een klein, flexibel team van specialisten werkt daarbij nauw samen met productiepartners. Het bedrijf is ISO 9001-gecertificeerd, lid van de internationale openbaarvervoerorganisatie UITP en partner van 3M Nederland. Eerlijke communicatie en het stellen van de juiste vragen, ook de vragen die een klant zelf over het hoofd ziet, staan centraal in de manier van werken.

FleetShield werkte met een verouderd ERP-systeem zonder voorraadbeheer. De koppeling tussen serienummers en eindproducten werd daarom in een aparte Excel-lijst bijgehouden, en ook de voorraad vroeg om een eigen spreadsheet. Dat was extra lastig omdat de voorraad niet bij FleetShield zelf ligt, maar bij de productiepartner en op verschillende andere plekken in Europa, elk met een eigen voorraadstand. Het handmatig aan- en afmelden van materialen leidde tot fouten, en omdat niet altijd duidelijk was waar een fout vandaan kwam, kostte het herstellen veel tijd. Ook richting klanten was niet alle informatie snel beschikbaar, waardoor het beantwoorden van vragen over de productieketen onnodig veel uren vroeg.

In de spoorsector worden de eisen aan transparantie steeds strenger. Klanten van FleetShield willen precies weten wat er in hun materieel is verwerkt, en voor FleetShield betekende dat vooral: per eindproduct kunnen aantonen welke serienummers zijn gebruikt. Tegelijkertijd wilde het bedrijf grip op een voorraad die verspreid ligt over meerdere locaties, en scherper inzicht in de projectadministratie. Een project bestaat vaak uit meerdere rijtuigen of locomotieven, elk met eigen inkoop- en verkoopfacturen, waardoor de uiteindelijke marge per project lastig te bepalen was. De kern van de uitdaging was daarmee helder: alle informatie samenbrengen in één ERP-systeem, zodat FleetShield kan sturen op kloppende en actuele cijfers.

FleetShield koos voor Liberated vanwege onze ervaring met productie- en projectgedreven bedrijven en onze persoonlijke aanpak. We kwamen op locatie om de knelpunten samen door te nemen, trainden medewerkers waar dat nodig was en handelden vragen direct af. Die combinatie van inhoudelijke kennis en betrokkenheid gaf FleetShield het vertrouwen dat de overstap naar Odoo in goede handen was.

We hebben Odoo ingericht als centraal ERP-systeem met CRM, Verkoop, Inkoop, Voorraad, Boekhouding en Productie. Het maatwerk hielden we bewust tot een minimum: alleen in de productie-app zijn enkele kleine aanpassingen gedaan om belangrijke informatie duidelijker zichtbaar te maken. De grootste winst zat in het automatiseren van terugkerende stappen. Daarnaast hebben we FleetShield geleerd hoe ze zelf automatiseringen kunnen bouwen, zodat het systeem met de organisatie mee kan groeien.

Het traject duurde ongeveer een half jaar. De inrichting is in fases opgebouwd, waarna het oude pakket in één keer is vervangen. Bij die overstap zijn alle benodigde gegevens, zoals klanten, producten en voorraadstanden, overgezet naar Odoo. Die datamigratie was een uitdaging, net als het wennen aan nieuwe werkwijzen. We zijn daarom naast de gebruikers gaan zitten om hun dagelijkse handelingen samen door te lopen, en via ons supportcontract met heldere, vaste kosten konden ze altijd bij ons terecht met vragen. Toen er tijdens het project personeelswisselingen plaatsvonden en daardoor kennis verloren ging, zorgden korte lijnen en nauw contact ervoor dat die kennis snel weer op peil was.

Met Odoo heeft FleetShield nu de centrale informatievoorziening die het zocht. De marge per project is inzichtelijk, ook wanneer een project bestaat uit meerdere rijtuigen of locomotieven met verschillende facturen. Het realtime voorraadoverzicht laat zien wat er op welke locatie ligt, en de aparte Excel-lijsten zijn verleden tijd. Kloppende productie-informatie over serienummers is binnen seconden beschikbaar in plaats van uren, waardoor FleetShield klanten snel en volledig kan informeren over de herkomst van de gebruikte materialen. Omdat iedereen in hetzelfde systeem werkt, verloopt ook de samenwerking sneller en soepeler. Zo kan FleetShield de transparantie bieden die de spoorsector vraagt, met een stevige basis voor verdere groei.